ビジネスの世界では、データ分析レポートは意思決定に不可欠ですが、魅力的で洞察力に富んだレポートを書くことは一種の芸術です。この記事では、レポート作成のための示唆に富むアプローチとシナリオを紹介し、職場で活躍する方々にとって非常に役立つでしょう。

多くの学生が同じような問題を抱えています。苦労してデータ分析レポートを書いたのに、誰も読んでくれないのです！ データ分析レポートをその場で提示すると、最初の10分以内に、皆がスマートフォンを取り出して、楽しそうにスクロールし始めるでしょう。

なぜ？！

すべてはレポートの書き方から始まります。

データ分析レポートには、Q&A形式とプレゼンテーション形式の2つの形式が一般的です。Q&A形式では、相手からの質問に答えるため、当然ながら多くの注目を集めます。この場合、レポートが軽視されるのではなく、むしろ精査や批判の対象となる可能性があります。Q&A形式のレポートについては、以前の記事「優れたデータ分析レポートの書き方」をご覧ください。

誰も読まないレポートは、往々にして「私が話す、あなたは聞く」タイプのものです。確かに、これらは売上／製品／オペレーションに関する日次、週次、月次、四半期、半期、年次レポートの中で最も体力を要するにもかかわらず、最も評価されないレポートです。

今日は、このような状況で何をすべきかを具体的にご紹介します。例えば、次のようなレポートデータを処理する必要があるとします。データを読み終えたら、少し時間を取って考えてみてください。他の人が喜んで耳を傾けてくれるようなレポートをどのように提示しますか？

01 他人に耳を傾けてもらうための秘訣

厳しい現実はこうです。データは重要であり、多くの人が毎日データを見る必要がありますが、データは仕事のほんの一部に過ぎません。そのため、多くの場合、ただ見るだけで、あまり真剣に受け止められていません。

トイレに行くのと同じです。トイレに行くのは重要です。毎日行かなければなりませんし、どうしても行きたいのにトイレが見つからないと本当にイライラします。しかし、トイレの細部にまで注意を払う人はいません。もしあなたがトイレにしゃがんでいる時に、隣の人が「今日はトイレットペーパーが150枚、昨日より50%多い」などと延々と喋っていたら、あなたは絶対に聞く気になりませんし、おそらく排便すらできないでしょう。

ない限り……

「トイレの便器が爆発した！入らないで！」と言わない限り、100%の人が耳を傾けるでしょう！しかも、あなたが飛び込んでくる前に、必ずそう言わなければなりません。そうでなければ、ドアを開けてこんな壮大な光景を目にしたら、きっと怒りのあまり悪態をつきたくなるでしょう。そして、きっと不動産管理会社にひっきりなしに電話することになるでしょう。

他の人に自分の報告を聞いてもらうための秘訣は同じです。人々が関心を持っている事柄について話し、無意味なおしゃべりを減らすことです。

つまり、人々が必ず耳にするシナリオは次の 4 つです。

1. オフィスビルに到着すると、管理会社が施設について説明してくれます。「ここにはトイレが2つあります。1つは左側の小さなトイレで、個室の数も少ないです。もう1つは右側にありますが、端まで歩いてください。」あなたは新人なので、このような詳しい説明は全く問題なく、サービスが優れていると感じるでしょう。

2. トイレが爆発するなど、トイレにトラブルが発生した場合は、誰よりも先に、入り口に大きな「立入禁止」の看板を掲げましょう。誰かが必死に駆け込んできたら、「まずは2階のトイレに行ってください。同じ場所にありますよ」と声をかければ、きっと喜んで感謝してくれるでしょう。

3. トイレは大丈夫です。この時点で、ドアの前に立って話す必要はありません。「清掃済み、使用可能」と書かれた看板を立てるだけで十分です。それだけで、誰もが目にするはずです。

4. 不動産管理会社がトイレの稼働状況を確認しに来ます。不動産管理会社が責任を負っているため、このタイミングでこの点を強調しましょう。問題があれば報告しましょう。問題がない場合は、少なくとも明確に説明しましょう。例えば、今月は30日間問題なくトイレが稼働し、トイレットペーパーの使用量が30%減少し、苦情も20%減少しました。担当者はこうした点を喜んで聞きます。

ここまで、すべてのヒントをご紹介しました。では、ビジネスでどのように応用できるか見ていきましょう。

02 4つの主要な報告シナリオ

積極的に情報を報告し、人々に耳を傾けてもらうには、4 つのシナリオに焦点を当てる必要があります。

シナリオ1：最初の報告

（上記の例を参照）すべてのレポートには初出​​があります。このレポートは今後何度も登場することになりますが、今日まで誰も見たことがありません。そのため、最初の10日間の概要を明確に説明する必要があります。

指標は1つ（パフォーマンス）で、ディメンションは3つ（週次、日次、製品タイプ）あります。そのため、概要を説明する際には、全体から各項目へと進み、各ディメンションについて一つずつ説明していく必要があります。誰もがこのトピックに馴染みがないため、最初は少し冗長でも問題ありません。説明が不足すると、混乱を招くだけです。これは下の図で説明できます。

シナリオ2: すべてが順調であると報告する

日報となると、多くの新入社員は11日のような、長々とした支離滅裂なレポートを書くのが習慣になっています。官僚主義的な企業の中には、この形式を何年も続けているところもあります。当然ながら、最終的には誰も読まなくなります。なぜでしょうか？12日以降は単なる定型的な更新となり、その後のデータの傾向は以前とほとんど変わらないからです。

こういう時に、延々と延々と書き続けるのは、まるで母親に「スマホをいじるのをやめなさい」「起きて運動しなさい」と小言を言われているようで、ただただ不快です。だから、長々と書く必要はありません。「12日の売上：500、異常なし」と書けばいいのです。それだけです。まるで、古代劇の夜警が「空高く、空気乾き、火の用心！万事順調、ドゥアン！ドゥアンドゥアン！」と叫んでいるようではありませんか？そんな気分です。

笑わないでください。たとえすべてが順調であっても、報告すべき事項です。良いことと悪いことは相対的なものなので、何が良いかを明確に特定することで、何が悪いかを正確に特定することができます。明確な基準を設定することは、状況を評価する上で非常に役立ちます。

シナリオ3: 問題の報告

問題が発生したら報告すべきであることは誰もが知っていますが、問題は、問題が発生したことをどのようにして知るかということです。下の図に示すように、私たちは皆、後から振り返ってみると今週問題が発生したことは分かっていますが、どの時点で、どのように報告すべきでしょうか？

共通の重要なポイントとその言い方は次のようにまとめられます。

これを読んで、多くの学生が「わあ、これは問題に直面した時にとても役立つヒントがたくさんある！」と感嘆しました。確かに、状況がストレスフルであればあるほど、データはより重要になります。データは多ければ多いほど良いのです。標準的なレポートの多くは温度計のようなもので、問題を示すことはできても解決することはできません。したがって、問題を特定する際には、単一のExcelスプレッドシートに限定せず、積極的に作業範囲を広げることが不可欠です。

問題に直面した時、事業部門は「50%減少」や「300まで減少」といった意味不明な説明を聞きたくありません。本当に聞きたいのは、次のようなことです。

• 私に何ができる？
• いくら投資できますか？
• これをどの程度まで達成する必要がありますか?

したがって、リスクを警告する場合であっても、ある程度の詳細を記載する必要があります。具体的な例については、上記の例をご参照ください。

シナリオ4: 概要レポート

注: 要約レポートでは、全員が特定の責任と懸念事項を抱えているため、すべての要約を長くする必要はありません。要約レポートを作成する際は、まず「非常によくできた」と表現するのか、「問題があった」と表現するのかなど、トーンを決めましょう。トーンが決まれば、詳細を決めやすくなります。

03 必要な基礎レッスン

4つの主要なシナリオを理解した後、効果的なレポートを作成するには、単にデータを見るだけでは不十分であることがわかりました。データが利用可能になるまでには、さらに多くの作業が必要です。例えば、

• ビジネスの背景を理解する
• ビジネス目標を理解する
• 今回コミュニケーションを取りたい相手を特定します。
• 彼がデータや状況をどの程度理解しているかを事前に調べてください。
• データに関する基本的な判断力を持つ。
• 問題についてある程度理解している
• 重要な問題について深く調査した

こうすることで、カッコウのように「前年比…前年比…前月比…前月比」と繰り返すのではなく、話し始めた瞬間から聴衆を魅了することができます。

もちろん、報告を聞く対象が異なれば、重視する点も異なります。例えば、上司、中間管理職、現場の従業員など、明らかに違いがあります。また、技術系のバックグラウンドを持つ人とビジネス系のバックグラウンドを持つ人にも違いがあり、意思決定のスタイルも影響します。しかし、これらはすべて、基礎をしっかり学んだ上での、いわばおまけです。新しい同僚も基礎から始める必要があります。この点については後ほど詳しく説明します。