勘違いしないで！これらの方法を使えば、退屈な日々のデータレポートを省くことができます。

なぜ一部のデータアナリストは日々のデータレポートの分析に苦労するのでしょうか？この記事では、データ分析に携わる方のために、基本的な思考力を向上させるための方法と提案を紹介します。

日次、週次、月次レポートは、データアナリストにとって最も頻繁に作成され、同時に最も嫌われるタスクです。ひたすらテンプレートを更新する作業ばかりで、非常に退屈です。マネージャーが目を通すことは滅多になく、たとえ目を通したとしても「何も見つかっていない！」と文句を言われます。この3つの中で最も面倒なのは、日次データレポートです。最も頻繁に作成され、最も多くの労力を費やし、最も役に立たないレポートです。基本的に、日次データはほとんど変更されません。もし大きな変更があったとしても、それはデータエラーか大規模なビジネスプロモーションによるものである可能性が高いです。これでは、意味のある分析はできません。では、日次レポートをより洗練され、効果的に見せるにはどうすればよいでしょうか？今日は、その方法を体系的に解説します。

I. 日報の質を向上させるための基本的な考え方

本質的に、日刊新聞は毎日あまり変化がないので退屈に思えます。

たとえば、クラスに生徒が 20 人いて、クラスモニターが毎日出席を記録して、「今日は 19 人の生徒が授業に出席し、1 人の生徒が欠席しました」と報告するとします...

「今日の授業には18人の生徒が出席し、2人が欠席しました。」

「今日の授業には20人が出席し、欠席者は0人でした。」

長い間聞いていると、間違いなく何も感じなくなります (下の図を参照)。

同じデータでも、伝え方が異なれば、すぐに違った意味が伝わりますよね？（下の画像を参照）

全体的な状況を見ると、授業を欠席した生徒が 1 人か 2 人だけというのは普通で、驚くようなことではないようです。

しかし：

1. 成績優秀な生徒が突然授業を欠席した場合、何か問題がある可能性があるので注意が必要です。

2. 成績不良の生徒が連続して欠席し、管理ラインを超えた場合には、警告を与えなければならない。

3. 予期せぬ出来事（大雨）が発生し、全員が欠席しましたが、それは当然のことです。

4. 何も起こらず、全員が欠席している場合は、報告されていない深刻な問題があることを示しています。

一つの数字だけでは全体像を語ることはできません。しかし、成績上位者と下位者の区分、雨天や競技会といった影響の大きい出来事、そしてより厳格な管理基準などと組み合わせることで、問題点が浮き彫りになります。特に、医学的問題ではないものの、欠席すべきでない生徒の欠席は、より一層注目を集めます。

犬が人を噛むのはニュースになりませんが、人が犬を噛むのはニュースになります。報道で十分な注目を集めるには、この予期せぬ問題を明らかにする必要があります。見過ごされることなく、問題が解決されるよう努める必要があるのです。重要なのは、予想と現実の違いを明らかにすることです。その違いが大きければ大きいほど、より多くの関心を集めます。

したがって、単にデータを積み重ねるだけでは、この目標は達成されません。すべてのデータは、詳細度が異なるだけで、実際の状況を表現したものに過ぎないため、対比を生み出す鍵は、期待値を明確にすることにあります。

II.過去のパフォーマンスに基づくタグ付け

上記の出席例のように:

私は昔は成績優秀な生徒だったから、授業に出席すべきだった。
彼は昔は成績が悪かったので、授業をさぼるのは普通のことだった。

これは過去の実績に基づいており、期待を生み出します。

同様に、ビジネスオペレーションにおいては、店舗、広告チャネル、営業チーム、ユーザーグループなど、日報で頻繁に取り上げられるエンティティを、過去の実績に基づいてタグ付けすることができます。下の画像に示すように、過去のタグを使用して営業チームの営業能力を分類できます。

一度分類すれば、期待は自然と生まれます。優秀な人はより高い期待を抱き、パフォーマンスの低い人は現状維持に満足します。実際のパフォーマンスが期待に応えられない場合、問題を特定することができます。

III.主観的な期待に基づくラベリング

例えば：

私は生徒Aが良い生徒になってほしいので、彼は授業に来なければなりません。
生徒Bは問題児だと思うので、授業に来るかどうかは問題ではないと思います。
これは、期待を生み出す主観的な期待に基づいています。

同様に、ビジネス運営においても主観的な期待は存在します。一般的な例としては、以下のようなものが挙げられます。

商品: ベストセラー、売れ筋商品、高利益商品、バンドル商品
ユーザー: 対象ユーザー、非対象ユーザー
店舗: A、B、C レベルの店舗

これらの期待を念頭に置いて、レベル間で比較を行い、異常を特定することができます。

IV.イベントの影響の分析

内部および外部のイベントが発生すると、人々は次のような期待を抱きます。

積極的な行動: 宿題の量を減らしたので、今日の授業にはもっと多くの生徒が来るはずです。
季節要因: 期末試験が近づいているので、今日は授業に生徒が増えるはずです。
外部環境: 今日は大雨が予想されているので、授業に来る人は多くないと思われます。

同様に、業務遂行中にもさまざまなイベントが発生します。

積極的なアクション（ポジティブ）：プロモーション、新製品の発売、広告の発売。
積極的な行動（否定的）：業務の停止、棚からの製品の撤去、システムバグ。
季節要因：休日、夏休み、冬休み、週末
外部環境：天候、世論、競合他社の大きな動き

これらのイベントを収集することで、全員の期待を理解し、問題を特定することができます。

V. KPIのギャップを特定する

KPI は期待値の最低ラインです。例:

最も成績の悪い生徒でも、1週間学校を1日も休むことはできません。この生徒は学校から罰せられます!
たとえ天気が悪くても、生徒全員を来させないわけにはいきません。そうしないと学校から罰せられてしまいます！

同様に、多くのビジネスオペレーションではKPIの上限が明確に定義されており、KPIの下限に達した時点で期待値が生成されます。例えば、売上実績を考えてみましょう。短期的な変動は正常ですが、そのような変動が月末までに目標を達成できないことにつながると予想される場合は、大きな問題です。したがって、期待値はトレンドを予測することで決定できます。

予測方法は、単純なものから複雑なものまで様々です。単純な方法としては、現在の累積達成率を月間総達成率として直接使用し、不足分を計算する方法があります。より複雑な方法としては、時系列予測を用いて傾向を推測する方法があります。つまり、問題点を明らかにし、注意を喚起できる方法であれば、どのようなものでも構いません。

一旦期待値が設定され、実際の状況が考慮されると、矛盾が簡単に明らかになり、リーダーの注目を集めるようになります。

VI.結果発表のヒント

上記の4つの方法は統一的に作成できますが、提示する際にすべてを網羅する必要はありません。結局のところ、これは日報です。毎日あまりにも多くの情報を提示すると、読者はますます読むのをためらってしまい、重要な点が埋もれてしまうでしょう。

一般的な表示の優先順位は次のとおりです。

最優先：主要なイベント。指標の短期的な変動は、一般的に主要なイベントによって引き起こされるため、影響の大きいイベントが優先的に表示されます。

第二の優先事項：KPIギャップ。全体のKPIにギャップがある場合は、まずそのギャップを表示し、次にKPIギャップが拡大し続け、状況が悪化している状況に焦点を当てます。

3番目の優先事項：主観的な期待が満たされないことから生じる問題。これは、リーダーが大きな期待を寄せているプロジェクトや製品に特に当てはまります。

4番目の優先事項：過去のパフォーマンスが期待を下回った。これは通常、イベントやKPIと組み合わせて使用され、「なぜパフォーマンスが低かったのか」を解釈する際の基準となります。

システムを効果的に機能させるためには、月初に情報を収集し、その月の主要なイベントをリストアップし、日々の重要なデータポイントをいくつか特定しておくことが重要です。さらに、予期せぬ事態が発生した場合には、「本日、指標の動向に影響を与える可能性のあるイベントが発生しました」という事前通知を送信し、その後システムを追跡する必要があります。このアプローチにより、ユーザーは日報情報に集中しやすくなり、レポートの閲覧体験が向上します。

VII.追記

上記の日次レポートの取り扱い方法は、日々の指標がなぜ変動するのかという、複雑な疑問に本質的に答えるものです。イベントのタグ付け、分析、KPIの設定によって、これらの変動の原因となっている根本的な問題が明らかになり、より深い考察を促します。

この方法はすべてのリーダーに有効ではないことに注意してください。このアプローチは実際にはデータの解釈に重点を置いており、データを重視する実践的なリーダーに適しています。

しかし、中には深く考えることを好まないリーダーもいます。彼らは山のようなデータを羅列することを好むので、日々の報告書には5,000行ものカテゴリーと100の指標が必要だと考えます。彼らは、すべてが細部まで積み重なって初めて、コントロール感を得られるのです。このようなタイプのリーダーに出会ったら、とにかくデータを積み上げていきましょう。リーダーが100の指標を要求してきたら、さらに20個追加しましょう。そうすれば、洗練されたリーダーに見えるでしょう。

著者：地に足のついた教師チェン

出典：WeChat公式アカウント：地味な陳先生（ID：773891）

Haozao