繰り返しの面倒な作業をいくつかの簡単なステップに分割して、何度も手直しする時間を節約するワークフローを作成するとしたら、何を選択しますか? たくさんのフレームワークを作ろうと最初に考えた友人がいます。「え？なぜそんなにたくさんのフレームワークが必要なの？市場にはすでに様々なAIツールがあるじゃないですか」と私は尋ねました。 彼は次のように説明した。 信じられないかもしれませんが、私たちのリーダーは発散思考が強く、予測不能な人物です。プロジェクト完了報告書やPPTフレームワーク、会議の要約などを突然要求してくることがよくあります。私の日報は見ないのに、突発的な小さなタスクをたくさんこなすので、事前に準備しておく必要があります。 さらに、市場には確かに支援機能を持つAIツールが数多く存在しますが、ワークフローが定まっていないと、検索やフィルタリングに時間がかかり、不便です。ワークフローは、予期せぬ事態に対処する上で非常に重要です。 徹底的な調査を行った結果、多くの人が仕事のすべてを記憶に頼り、ワークフローの習慣を身につけていないことがわかりました。タスクを完了した後、それを振り返るのが面倒で、将来同様のタスクに直面した際に同じ問題に直面することになります。 私のエネルギーが目に見えないブラックホールに飲み込まれないように、いくつかの洞察をまとめました。 01まず、次の質問を考えてみましょう。ワークフローを柔軟に調整することがなぜ重要なのでしょうか? ただ時間を節約するため？それはあまりにも単純すぎます。プログラマー、フリーランサー、デザイナー、そして新しいメディアで働く人たちのことを考えてみてください。彼らの仕事は非常にクリエイティブで、絶えず変化する環境の中で、効率性と革新性を維持することが不可欠です。 ソロス氏は著書『Fooled by Randomness（ランダムネスに騙される）』の中で、ルーティンを破り、毎日を白紙の状態として捉えるようにワークフローを設計したと述べています。この考え方は、常に変化する株式市場に対処する上で非常に重要です。 ソーシャルメディアで働いているため、仕事は複雑で多忙です。コンテンツを作成するだけでなく、お客様と直接会って、長期的なクライアントのサポートも行わなければなりません。そのため、定期的に情報を記録する必要があります。 したがって、私のワークフローは、気が散りやすいという問題に対処するように設計されています。 落ち着き、平静、集中力。これらの言葉は、人の資質を表す言葉のように思えますが、どのようにして仕事のプロセスに取り入れられるようになったのでしょうか？ご心配なく、その理由を説明させてください。 まず、注意力に関係します。ニュースや日常の断片的な情報といった断片的な情報が、常に私の集中力を試していることをご存知ですか？意志の力だけでビッグデータやアルゴリズムによる推奨に対抗するのは、かなり困難です。 二つ目は仕事そのもの。私は一日のうち、時間の約30%を3つのことに費やしています。情報の記録、人との面談、そしてソフトウェアの使用です。人との面談は比較的簡単ですが、情報の記録となると集中力が途切れがちです。 例えば： 地下鉄に乗っている時や誰かを待っている時に、ふと何かを見ていることがあります。面白いものを見つけたらお気に入りに追加できるのですが、一瞬で何を見たのか忘れてしまいます。これは、情報の内在化や吸収に大きな影響を与えます。 パソコンでの作業にも同じことが当てはまります。何かを探している時、ウィンドウを頻繁に切り替えていると、すぐに迷子になってしまうことがあります。時には、特定のファイルを探していることに突然気づくこともあります。このような頻繁なタスク切り替えによる集中力の低下は、パソコンをシャットダウンするほど簡単には解消できません。 3つ目は、脳の過負荷の問題です。これは比較的単純なもので、コンピューターのメモリが不足するような状態です。脳はしばしば緊張状態にあり、常にバックグラウンドで集中しているように感じられます。睡眠中に仕事の夢を見ることもあり、それが不安を引き起こします。 そのため、情報過多の現代では、周囲の状況に気を取られてしまいがちです。集中力を高め、冷静さを保つ方法を学ぶことは、単なるスキルではなく、フロー状態を変化させる潜在意識的な方法であり、絶えず変化する環境や仕事の要求に適応するのに役立ちます。 02仕事の効率を上げるために、私はいつもToDoリストを使っています。 当初、この方法は非常に単純でした。 毎日やるべきことをリストアップし、終わったらチェックを入れていました。でも、しばらくすると、このやり方が少し単純すぎると感じました。複数のプロジェクトを同時に管理し、複数の役割を担わなければならなかったからです。私は一人の人間ではなく、一つの体に複数の魂が宿っているようなものです。 例えば： クライアントや公開アカウント向けの記事を書くときは、タスクツールで自分自身を「大量生産王」と名付けます。そうすることで、個人的な感情を脇に置き、エゴを最小限に抑え、仕事をきちんとこなすことに集中することを思い出すことができます。 クライアントとマーケティングやブランドコミュニケーションについて話し合う際、彼らは様々な情報を必要とします。「戦略王」というフォルダがあり、これは私が他の人から質問された時に冷静さを保つよう促してくれるものです。 ホスティング資料を保存するための専用フォルダもあります。ブランドやメディア企業からカンファレンスのホスト依頼があった場合、そこから必要な資料を直接見つけることができます。さらに、知識共有プラットフォームの運営や、書籍の執筆、コースの作成も行っています。 仕事の範囲が広がり、役割が増えるにつれて、すべてのタスクを混ぜてしまうと混乱が生じ、それぞれのタスクの進捗状況を把握するのが難しくなってきました。そこで、タスクリストをプロジェクトと役割ごとに細分化することにしました。1日に3～5個のタスクを完了できれば、1日がとても充実するようになります。 論理は明確になりましたか? ちなみに、プロジェクトごとに仕事をモジュールに分割することもできます。私と同じように、やることがたくさんある場合は、プロジェクトと役割ごとにタスクリストを作成してみるのも良いでしょう。 このアプローチを採用した後、私は別の利点を発見しました。それは、現在の短期目標、年間を通じて行う重要なこと、長期的な開発計画をより明確にするのに役立つということです。 しかし、ここで疑問が生じます。タスクをリストした後、本当にそのプロセスに従いますか? 実際のところ、通常はそうはなりません。 最も鮮明な例の 1 つは、起業が困難な苦境に陥ってしまうことです。 課題の締め切りが迫っているのに、椅子が体にくっついてしまい、何をしても立ち上がれないため、極度の不安を感じている状況を想像してください。 20分後、ようやく立ち上がり、ずっと先延ばしにしていたタスクをすぐに実行しようと決意します。今やらなければ、既存のワークフローを台無しにしてしまうような気がします。そのため、作業を始める前に、奇妙なアイデアが頭に浮かぶかもしれません。 例えば： 机を片付けて、コーヒーを淹れて、気持ちを切り替えて、静かな場所を見つける必要もあるかもしれません... タスクを完了するには本当に多くの準備が必要ですか？もちろん、データ収集など、ある程度の準備は必要ですが、他の準備も合理的に思えます。 問題は、終わりのない準備にエネルギーを費やしすぎて、実際の開始日が延々と延期されてしまうことです。多くの場合、実際の作業よりも準備に多くの時間を費やしてしまいます。 もう一つの事実は、準備と目の前のタスクの間にはほとんど関連性がないということです。準備は満足感を与えてくれるように思えるかもしれませんが、実際にはToDoリストの項目を一つ片付けるのには役立ちません。 業務効率化の観点から見れば、 「準備作業」のほとんどは、意識していないだけのことであり、着手することの難しさの表れに過ぎないということを認めざるを得ません。 03それに、ToDoリストを作っても、タスクに優先順位が付けられないんです。どうしてだろうと思って、4象限メソッドを学んでみたら、行動がまだ習慣になっていなかったんです。 時間のプレッシャーから、重要だが緊急ではないタスクを先延ばしにすることがよくあります。時には単純で簡単なことをしてしまう傾向があり、そうすることでやるべきことが減るかもしれませんが、それは本来の目標を達成するための最善の方法ではありません。 例えば： オフィスに着くと、グループチャットにはすでに99件以上のメッセージが届いていました。次の会議は30分後に始まるので、急いでいくつかの緊急タスクをこなすしかありませんでした。 ToDo リストを開いて、最初から最後まで目を通すと、心の中では、これは緊急なので、以降の作業の進行に影響する、あるいは、これは前回問題になったので、かなり重要そうだ、といったコメントが浮かびます。 最後の項目を見れば、どのタスクが最も重要で緊急かはすぐに分かります。しかし、リストの真ん中をチラッと見ると、簡単で時間もかからなさそうな毎日のタスクがあります。おそらく、それを先にやることになるでしょう。 なぜ？ 人間は楽な道を探し、困難な道を避けるのが本能です。この選択は一日中続き、午後5時頃には、もっと重要なタスクを終わらせる時間を作らなかったと苛立ち、自分を責めてしまうかもしれません。 残業するか、明日まで延期するか、どちらかを選ばなければなりません。明日を選べば、また新しいサイクルが始まります…。 そのため、始めることの難しさが言い訳や理由の連続となり、最も重要なタスクに直接着手するよりも、それほど重要でなかったり緊急でなかったりする（実際に行う必要があることよりもほんの少しだけ簡単なものもある）ことで忙しくすることを好むようになります。 結局、反復的なタスクを半自動化するためのタスクリストを設計するという目標からどんどん遠ざかり、単なる装飾的で表面的なツールになってしまいました。では、根本的な原因は何だったのでしょうか？
タスクを開始する難しさとそれを完了させる難しさの間には、「ためらう谷」があります。何かが難しくて膨大な時間が必要だと感じると、私はそれを先延ばしにしてしまいます。これには精神的な困難と実際的な困難の両方が含まれますが、前者は容易に認識できますが、後者はほとんど認識されません。 例えば： 私のように、デザイン、コーディング、AIナレッジベースの構築に携わる友人の中には、最初はあまり重要でないことに重点を置きすぎてしまう人がいました。例えば、ツールや手法の調査に多くの時間を費やしていたのです。 そして結果は？長い努力の末、作品は一つも生まれませんでした。後になって気づいたのですが、想像力が豊かすぎたのです。一生懸命に努力しましたが、方向性が間違っていたら意味がないような気がしました。 脳は非常に強力な機能を持っています。 タスクを受け取ると、実行プロセスと起こり得る結果を即座に想像できます。複雑なコミュニケーション、膨大な量の退屈なデータ収集、不快な会話、不確実な展開、そして失敗の可能性は、まるで山のように重くのしかかっているように感じられます。 この危険を予測する能力は、私たちの祖先が潜在的な脅威を認識し、幾度となく危機を回避するのに役立ちました。好奇心は脳を駆り立て、地図上のすべての点を明らかにし、安心感を与えます。しかし、先入観から抜け出せなければ、回り道の悪循環に陥ってしまいます。 目標管理システムを構築することは、本質的には最終目標への道です。 目標は、何らかの形のアウトプットでなければなりません。アウトプットは、スピーチをする、議論に参加する、解決策を実行するなど、外部に向けられたものであり、それらはすべて他の人に直接影響を与えることができます。 アウトプットは暗黙的なものである場合もあります。意思決定、習慣の形成、思考の枠組みの確立などは、主に認知と行動を変えることを目的としています。すべての外向きのアウトプットは、内的な基盤の上に築かれます。 効率性の核心は、抵抗を最小限に抑え、情報を素早く理解し消化できる、安定した信頼性の高いプロセスにあります。そして、それが結果として肯定的なフィードバックを生み出します。 したがって、内面化された知識とアウトプットの生産を標準として使用しないものは、単なる内部摩擦です。 04そこで疑問が生じます。どうすれば合理的なプロセスを設計できるでしょうか？ポイントは3つあります。
まず、プロセスは本質的に学際的であることに注意する必要があります。プロジェクトを完了するには、複数のソフトウェア ツールを活用する必要があります。 例えば、PowerPointプレゼンテーションを作成するには、事前にWordでテキストを処理し、Photoshopでグラフィック要素をデザインする必要があります。各ソフトウェアは特定のタスクに特化しており、すべてのニーズを満たせるとは期待できません。 効率的なワークフローにより、さまざまなソフトウェア プログラムが接続され、各ツールが専門分野で最高のパフォーマンスを発揮できるようになります。 多くの人がこの点を誤解しています。「オールインワン」を期待しているのです。「ワン」とはどういう意味でしょうか？それは、1つのソフトウェアですべてのニーズを満たせるという意味で、それがうまくいかない場合はプラグインをインストールする必要があるということです。これはワークフローと効率を阻害するため、有害です。 次のシナリオを想像してください。 ある日、上司から突然マインドマップを急いで作成するように言われました。あなたはどう反応しますか？どのソフトウェアを使いますか？私なら、まずAIソフトウェアを使って文書を整理し、主要なフレームワークを抽出します。そして、そのフレームワークをマインドマッピングソフトウェアにインポートすれば、あっという間に完成します。 オールインワンでやろうとするとどうなるでしょうか？ソフトウェアとドキュメントを同時に使用し、トピックを決定し、ブランチごとにデータを入力する必要があり、完了するまでに半日かかるかもしれません。 簡単に言えば、私たちの仕事はソフトウェアが提供するフレームワークと機能によって制限されることになります。ソフトウェアの機能の強力さではなく、最も重要な側面に焦点を当て、その利点を最大限に活用すべきです。 5分間の魔法とは何ですか? 方法は簡単です。まず、5分間だけ行うタスクを設定します。5分経過したら、続けるかやめるかは自由に決められます。長いタスクを5分単位の短いタスクに分割することで、それほど難しく感じなくなり、プレッシャーも大幅に軽減されるという利点があります。 通常、5 分間行動すると、もう少し長く続けることができるようになります。ちなみに、5 分間の小さなステップでも、人工知能が処理を支援できないか考えます。 例えば、公開情報を検索するときには、特定のソフトウェアを使います。キーワードを入力してチャットボックスを設定するだけで、次回からは複雑な設定をすることなく質問できます。 例えば、一部のデザインソフトウェアでは、配色やフォントを直接提供できます。プロジェクトのテーマとスタイルを入力するだけで、AIがそれらを一気に処理してくれるので、手動で組み合わせる手間が省けます。 しかし、これらの境界を越えた創造的な仕事においては、人工知能が提供するソリューションは限られています。少なくとも、反復的な作業を半自動化するという目標は達成できるでしょう。 毎週末と月末には、完了したタスクを振り返る時間を取ります（感情的になるのではなく）。完了したタスクを消すのではなく、レビューの過程で過去の作業を振り返り、効率性の向上点がないか確認します。その後、各プロジェクトの進捗状況を確認し、必要に応じて更新します。 これにより、タスクが最新かつ現在の状況に関連したものとなり、より簡単かつ確実に実行できるようになります。 要約すれば「AI＋自動運転」が人々に自由を与える。 この方法は完璧ではなく、実行上の問題もありますが、ワークフローを確立し、徐々に習慣を身につけるという目標があれば、仕事は確実に大きく改善され、進歩するでしょう。 著者：王志遠；出典：WeChat公式アカウント：王志遠（ID：Z201440） |
