今すぐ保存しましょう！提案書の書き方をマスターして、戦略を正確に伝えましょう。ビジネスコミュニケーションで際立ち、顧客の信頼を獲得するための55のプロフェッショナルな提案書作成のヒント！

優れた戦略には、経験豊富なケーススタディ作成者だけでなく、経験豊富な提案者も必要です。

提案によって落札が決まるわけではありませんが、結果に影響を与えることはできます。

この提案書には、2つの側面があります。それは、よく書かれ、巧みに提示されていることです。良い提案書は前進を促し、悪い提案書は前進を妨げます。私はクライアントや他の組織で働き、また私自身の起業活動を通して、大小さまざまな何百もの提案書を提示し、その過程で挫折と成功の両方を経験してきました。

次に、私が過去にまとめた55の提案書を、 「理解する、判断する、見つける、尋ねる、尋ねない」という5つのキーワードに分類して共有します。皆さんの参考になれば幸いです。

提案（顧客および上司への提案の両方）は解釈の余地があり、単一の標準はなく、参考用としてのみ使用されます。

I. 理解

1. この会社について知る

どの企業にも独自の文化とやり方があります。その企業の過去、現在、そして未来を理解し、何を重視し、何を避けているかを把握し、問題点に対処し、落とし穴を回避しましょう。

企業が上場している場合は、財務報告書、目論見書、関連発表を必ず確認する必要があります。非上場の場合は、過去の活動を徹底的に調査し、従業員、競合他社、ユーザーからの評価を確認する必要があります。

2. 会社の製品を理解する。

これは最終的な目標であるだけでなく、誠実さとプロ意識でもあります。

彼らの製品を使用し、ベンチマーク製品を使用して、彼らの長所と短所をまとめます。

3. この業界を理解する

この業界の特徴と参入障壁は何でしょうか？様々なプレーヤー間の競争要因は何でしょうか？この業界の存在意義は何でしょうか？代替品は何でしょうか？この業界の発展における制約は何でしょうか？

4. 会社の創設者について学びます。

どの企業にも創業者の深い足跡が刻まれており、その足跡は上から下まで全従業員に影響を与えています。

会社の社長を理解するには、社長の公開インタビューを見たり、社内でのスピーチを聞いたり、元同僚に尋ねたり、過去の経験を振り返ったりしましょう。

5. このプロジェクトに関与する主要人物と関連する影響力のある人物を理解する。

意思決定プロセスには人が関わり、専門知識だけでなく、個々の判断にも左右されます。重要な意思決定者と、彼らの意見を述べる影響力のある人々を考慮することが重要です。

6. 計画を理解する

自分で書いたかどうかに関わらず、提案書の内容をよく理解しておく必要があります（提案書の作成と実際の提案書の作成は別々のプロセスになる場合があるためです）。たとえ自分で書いたとしても、全体の枠組み、各部分のつながり、各ページの要点など、書き進めていくうちに忘れてしまうことが多いため、後で改めて理解を深める必要があります。

計画をよく理解していれば、緊張したり、行き詰まったり、クライアントからプロ意識の欠如を指摘されたりすることを防ぐことができます。計画をよく理解していないと、クライアントも上司もあなたのプロ意識や態度に疑問を抱くでしょう（おざなりで不誠実だと思われてしまうでしょう）。

7. 相手を理解する

提案書を書く前に、同時に入札している競合他社を調査し、その長所と短所を理解することが最善です。

他の人はどんなカードをプレイするでしょうか、そして私たちの隠されたカードは何でしょうか?

II. 判決

8. 偽の入札者である可能性があるかどうかを判断します。

2つのシナリオが考えられます。1つは、クライアントが実際にプロジェクトに取り組む意思がなく、企業のアイデアを騙そうとしているというケースです。入札を提出する前に、クライアントと連絡を取ったことがある人に、詐欺行為でブラックリストに載っていないか尋ねてみましょう。また、現在または過去にクライアントと仕事をしたことがある友人に、クライアントの普段の業務内容を聞いてみるのも良いでしょう。

もう一つのシナリオは、クライアントがそれを希望しているものの、社内で既に決定を下している場合です。プロセス遵守を確保するため、あなたは入札の餌食になってしまいます。この場合、クライアントに長期的なサプライヤーがいるかどうか、そしてなぜこの提案を保留しているのかを確認する必要があります。新しいサプライヤーを探しているからでしょうか、それとも象徴的に他の選択肢を検討しているだけでしょうか？

既存のサービスプロバイダーとクライアントの関係の現状を把握するには、様々な方法を用いる必要があります。このサービスプロバイダーからこのクライアントに転職する従業員は多くいますか？ワークショップは頻繁に開催されていますか？

9. プロポーズの服装を決めます。

業界によって求められる要件は異なります。化粧品業界では、女性は一般的に薄化粧が求められ、男性は特に化粧に関しては、よりファッショナブルで適切な服装が求められます。

母子保健業界では、メイクは濃すぎず、服装のスタイルや色も派手すぎないように注意が必要です。優しく落ち着いた印象を与えることが目標です。企業の種類によって服装の要件は異なり、例えば国有企業では一般的にフォーマルでシンプルな服装が好まれます。

III. 検索

10. 勝利のポイントを見つける

提案書を提出する前に、それが成功に繋がるかどうか理解する必要があります。

戦略は正確ですか？クリエイティブなアイデアは革新的ですか？リソースは十分に充実していますか？実行は安定していますか？成功のポイントを見つけ、そこに焦点を絞り、クライアントが聞きたいことを伝えましょう。

11. 重要なポイントを見つける

提案書が数十ページ、数百ページに及ぶ場合、相手に最も覚えておいてもらいたいページのどの文章でしょうか?

特定のことについて話すことは任意ですが、話さないことを選択する場合は、重要な部分に焦点を当て、最も重要なことに時間とエネルギーを集中してください。

12. スタイルを見つける

あなたはどんなスタイルに属していますか？このタイプの計画はどのようなスタイルに従うべきでしょうか？スタイルがあって初めて、あなたは記憶に残ります。

13. 記憶に残る名言を見つける

提案後、クライアントがすべてのことを覚えているのは不可能です。ですから、クライアントに最も覚えておいてもらいたいことを確実に覚えてもらい、要点に焦点を当てましょう。

14. 一時的な入口を見つける

誰かが質問してきたら、それはチャンスです。うまく対処できれば、それはボーナスです。

IV.

15. エネルギーを維持する。

提案書を提出する前夜は、あまり遅くまで仕事をしすぎないようにしましょう。状況全体を把握するにはエネルギーが必要なので、提案書を提出する際は万全の状態で臨みましょう。

徹夜で提案書を書くのは絶対にお勧めしません。どんなことがあっても、前夜は少なくとも5時間は睡眠をとるべきです。

タイトなスケジュールは大きな問題ですが、最も深刻な問題ではありません。主な問題は、ペース管理がうまくいかなかったことです。社内の思考が明確でなかったために、社内で絶えず軋みや修正が生じたのではなく、計画の80%が最後の2日間で完了したのです。

16. リハーサルは必須です。

提案をする際の緊張は、ほとんどの場合、慣れていないことに起因します。提案する人がどんなに優秀でも、その企画をよく知らないとしたら、「料理の腕は良くてもご飯がないと料理が作れない」ようなものです。

17. 質問をリストアップします。

提案を行う前に、まず顧客の質問とその回答をリスト化する必要があります。

リハーサルでは、クライアント、ユーザー、そして私たち自身という複数の役割を定義する必要があります。それぞれの視点から疑問点を特定する必要があります。

18. 時間管理は重要です。

通常、クライアントは提案に時間制限を設けているため、割り当てられた時間に合わせて内容を調整し、時間内に伝えたいことを終わらせる必要があります。

19. リズムをつけて話す。

音色は変化させる必要があります。つまり、音程は高くしたり低くしたり、途中で休止を入れたりする必要があります。

最初から最後まで同じ低くて弱いトーン、または同じ高くて荒々しいトーンを使うのは避けましょう。ピッチに変化をつけることで、主要な論点と副次的な論点を区別し、主題を際立たせることができます。また、自信の表れでもあります。

20. 提案をするときは、もっと頻繁に立ち上がるようにしてください。

可能であれば、立ったまま提案を発表するようにしてください。そうすることで、次の 4 つの利点が得られます。

立っていると、座っているよりも話し手に注目が集まり、存在感が増し、プレゼンテーションをサポートするジェスチャーや動作が使いやすくなり、顧客の反応を観察しやすくなります。

21. 計画は論理的であるべきです。

解決策には、問題を特定し、分析し、解決すること（どのような方法と論理的尺度を使用するか）が含まれます。

シナリオが異なるため、提案のシナリオに応じて、書き方や話し方のロジックを微調整する必要があります。

22. ページターナーを使ってみましょう。

立ったまま提案書を提出する場合、ページをめくるのが難しいですし、ページをめくるのを手伝ってくれる同僚があなたのペースをきちんと理解してくれないこともあります。

ページターナーを使用すれば、いつでもページをめくることが可能です。

23. 戦略は力の感覚を伝えるものでなければならない。

冗長さを避け、正確に記述してください。形容詞を少なくし、名詞と動詞を多く使い、短い文を使いましょう。

24. 創造性には葛藤の感覚がなければならない。

創造性とは、古い要素を新しい方法で組み合わせることであり、予想外のことと論理的なことの両方を達成することです。

25. 創造性は説得力を持つものでなければならない。

適切なアイデアを見つけ、説得力のあるストーリーを伝えましょう。魅力的に見せるよう努めますが、派手すぎたり、大げさになりすぎないようにしましょう。

決して気まずい会話をしないでください。気まずい沈黙に陥るのは簡単です。

26. 大きなアイデアは具体的な行動でなければならない。

大きなイベントには焦点が必要です。具体的には、何をすべきでしょうか?

27. 会社紹介が必要です。

自社のポジショニング、これまでどのような関連業界に取り組んできたか、関連する事例、そしてどのような成果を上げてきたかを明確に説明することがポイントです。

理想的には、このプロジェクトに強く関連し、問題を解決できるものである必要があります。

28. チーム紹介が必要です。

イベント開始前に自己紹介が必要です。紹介する方は、まず自己紹介、次に主要人物紹介、そして最後に他の参加者紹介を行ってください。

29. 発表者は自己紹介をする必要があります。

会社を紹介する前に、自分自身の紹介や役職の説明、簡単な自己紹介をしておくと良いでしょう。

30. 名刺を持参してください。

紙の名刺は以前ほど使われなくなりましたが、常に準備しておくのは良いことです。顧客から名刺交換を求められても、持っていないと少し気まずい思いをするでしょう。

つまり、名刺のデザインスタイル（素材）、役職、名前などが、ちょっとしたハイライトになることもあるのです。

31. 画面を見るのではなく、人を見るようにしましょう。

プロポーズは対話であり、画面は補助的な存在です。誰かと会話をするときと同じように、常に真意を隠して相手に伝えるのは得策ではありません。

提案書は双方向のコミュニケーションプロセスであり、アイコンタクト、対話、ジェスチャーなどが含まれます。画面を常に見ているということは、2つのことを示しています。1つ目は、提案内容に馴染みがなく、画面に頼って提案書を提示しているということです。2つ目は、自分の提案に自信がなく、クライアントとアイコンタクトを取ることができないということです。

32. 自信を持つ

自信を持つことは大切ですが、自慢ばかりしてはいけません。適度な存在感も必要です。自分自身に自信がなければ、クライアントの信頼は得られないでしょう。

多くの場合、クライアントは何をすべきか分からず、解決策が似ている場合、強力なプレゼンスが役立つ要素となる可能性があります。

33. 携帯電話をサイレントモードにしておきましょう。

これは基本的な礼儀であるだけでなく、突然の電話の着信によってプレゼンテーションの流れが中断されるのを防ぐためでもあります。

34. 指定された人が会議の議事録を作成する必要があります。

誰かが話している間は、他の誰かがメモを取り、すべてではなく要点に集中するようにしましょう。同時に、クライアント組織内の様々な役割から、ソリューションに関するフィードバックを注意深く観察しましょう。

35. 会議後のメールフィードバック

さらに提案する機会がある場合は、後でクライアントにメールを送信してフィードバックを得て、会議で合意に達してから調整を開始することを忘れないでください。

36. データレポートにはソースを含める必要があります。

どのようなデータを見つけたとしても、その出所を特定する必要があります。そうでなければ、「このデータはどこから来たのか？」という質問にどう答えればいいのでしょうか？

37. 全員が指定された席に座ってください。

一般的には、役職ごとに向かい合って座ります。これにより、同じ階層の人同士がコミュニケーションを取りやすく、対応もしやすくなります。人数が多い場合は、中央（Cポジション）を最上位の人に確保しておくと、相手側の上司が誰の責任者なのかを把握しやすくなり、うわべだけ見回す必要がなくなります。

38. 提案に誰を参加させるべきかを決定する必要があります。

現場で提案する人、提案書を書く人（この2つは重複することもある）、全体をまとめられる人、そして実装がわかる人。

39. 最後のページには、理想的には著作権表示を含める必要があります。

クライアントが当社のデザインを盗用し、盗作として提出するのを防ぐために、最後に「当社は、当社のデザインやアイデアの無断コピーや不正流用に対して法的措置を取る権利を留保します」という注記を追加できます。

40. プロポーズをする前にコーヒーを一杯飲んでみてください。

コーヒーは人々を瞬時にリフレッシュさせ、興奮させる効果があり、さらに心理的な暗示が加わることで、すぐに気分を高揚させることもできます。

人それぞれ状況は異なりますが、精神状態をすぐに改善する方法は他にもあります。

41. 各ケーススタディには、詳細に議論するキャンペーンを少なくとも 1 つ含める必要があります。

年間計画の場合は、複数のキャンペーンを詳細に検討することは不可能なので、1 つまたは 2 つのキャンペーンに焦点を絞ります。

42. 問題が前部で解決できない場合は、誰かが後部から引き継ぐ必要があります。

提案者が話に詰まった場合は、気まずい沈黙を避けるために、中断したところから話を再開することを忘れないでください。担当者（サービス提供者）が提案者が話題から逸れたり、延々と話し続けたりしていることに気づいた場合は、適切な口出しをして場を和ませましょう。

43. 実行チームには十分な人員を配置する必要があります。

このプロジェクトを実行するスタッフは、この業界/プロジェクトの種類での経験が豊富である必要があります。そうすることで、クライアントは安心して案件を委託できるようになります。

44. 提案書は提案書の形式に従って作成する必要があります。

対面プレゼンテーション > 電話プレゼンテーション > メールプレゼンテーション。可能であれば、直接対面でプレゼンテーションを行うようにしてください。対面と電話によるプレゼンテーションのアプローチはプレゼンテーションロジックに従い、メールによるプレゼンテーションのアプローチは読み上げロジックに従います。

45. 物事を統制するには大物が必要だ。

質疑応答には、状況を落ち着かせるために、上級の人物を同席させるのが最適です。優れた提案は、相手を喜ばせるだけでなく、パフォーマンスが悪くても、相手を後押しする力となる可能性があります。

46. タスクを遂行するには信頼できる人物が必要です。

現場には、実装を理解している人材も必要です。クライアントの購買戦略やクリエイティブなアイデアについては、単なる草稿ではなく、どのように実行していくかを明確に理解している必要があります。

講演者にすべての質問に答えさせないでください。そうすると、その会社は非常に非専門的に見えてしまいます。

47. プロポーズでは、チームは二人一組で演技をしました。

下座する者は無関心でいるのではなく、提案者と依頼者の言動を常に観察し、提案プロセス全体に注意を払う必要があります。

適切なタイミングで、提案者を一人に任せるのではなく、提案者と連携して相乗効果を生み出すことが重要です。提案を行う前にチーム内で十分なコミュニケーションを取り、共同作業を行う場合でも、やり過ぎて提案者のリズムを崩さないように注意しましょう。

48. 計画は精査に耐えるものでなければならない。

論理的根拠と証拠が必要です。ただでっち上げないでください。

5. しないでください

49. キャッチフレーズをいつも口に出して言わないようにしましょう。

キャッチフレーズを時々使用するのは問題ありませんが、やりすぎないようにしてください。

無意識に口にした言葉は、聞き手に深く印象づけられることがあります。第一に、気を散らす可能性があり、第二に、特に気分が良くない時には、相手をイライラさせることもあります。例えば、「たぶん」「おそらく」「たぶん」「思うに」といったつなぎ言葉は、日常会話では問題ありませんが、提案書で頻繁に使うと、自信がなさすぎたり、主観的すぎる印象を与えてしまいます。

50. PowerPoint のスライドをそのまま読むだけではいけません。

ただ声に出して読むだけではなく、徹底的に暗記してください。

上記の単語は誰もが知っているので、声に出して読まないでください。強調する必要がある部分があれば、声に出して読んでも構いません。声に出して読むことは、ライターが資料に全く精通しておらず、自分のテストさえクリアできない、あるいは自分で書いておらず、宿題もしていないという印象を与え、クライアントを大切にしていないことの表れです。

51. あまり早く話さないでください。

間を置かずに話すと、クライアントがあなたのペースについていくのが難しくなり、早く終わらせてできるだけ早くプレゼンテーションを終了したいという印象を与えてしまいます。

急いでいる場合でも、早口で話さないでください。要点に集中することもできますが、早口になりすぎて脳に負担がかかったり、クライアントに混乱や不安を与えたりしないようにしましょう。

52. プロポーズの最後には、必ずしも「ありがとう」と言う必要はありません。

すべてのページが価値あるものになるように努めましょう。ちょっとした補足的な内容を加えたり、提案の要点を1～2文で繰り返したり、クライアントへの感謝の言葉だけでも構いません。

53. 熱心になりすぎないようにしましょう。

礼儀正しく、良い雰囲気を作ることはできますが、軽薄で、巧妙な言い方は避けましょう。クライアントは、あなたが能力不足だと考えたり、たとえ能力があっても、軽薄で信頼できない人だと考えてしまいます。

54. 逐語的に書き起こすことはできますが、逐語的に書き起こしたものに惑わされないでください。

緊張しすぎて、言葉に詰まってしまうのではないかと心配になり、何千、何万語も書き連ねてしまう人がいます。しかし、実際に書き出してしまえば、その場で画面から読み上げることができ、邪魔が入ると言葉に詰まってしまいます。

55. レポートのデータ セクションからのスクリーンショットをそのまま使用しないでください。

こうした一目見て明らかなことは、内容的には最終結果に影響を与えないかもしれませんが、人々の認識には影響を与えます。

直接のスクリーンショットはぼやけたり、透かしが入ったり、デザインの主な配色と一致しなかったりする可能性があるためです。

VI. 結論

提案はおまけのようなものだが、いざという時に頼りになる頼みの綱にはならない。それは説得の一形態であり、信頼を築くための重要な手段なのだ。

提案をする際には、まず最終目的を念頭に置き、クライアントや上司の立場に立って考えてみましょう。彼らが本当に重視しているのは何でしょうか？

著者：Zang Feng

出典：WeChat公式アカウント：「Strategist Hidden Edge（ID：clrcf2020）」